La bureautique est le processus qui consiste à surveiller la circulation des données sans aucune intervention humaine, les inexactitudes et les erreurs. C’est le processus d’utilisation d’un outil d’automatisation pour créer, collecter, stocker, analyser et partager des données bureautiques confidentielles qui sont nécessaires pour accomplir efficacement les tâches et les processus de base de la routine quotidienne.
La technologie a eu un impact important sur le travail quotidien de l’administration des bureaux. Les e-mails ont remplacé les mémos, les lecteurs partagés ont supprimé les classeurs et la biométrie a pris le relais de l’horodatage des employés. De nombreuses entreprises pensent qu’elles ont atteint le nirvana de la bureautique simplement en se passant de papier.
Mais la bureautique est un tout autre jeu.
L’utilisation de formulaires en ligne et l’envoi d’invitations à Google Agenda peut signifier que vous vous êtes débarrassé de beaucoup de papier, mais cela ne signifie pas que vous êtes automatisé. Cela signifie simplement qu’au lieu de vous débarrasser du papier, vous vous débarrassez des données.
Sommaire
Qu’est-ce que la domotique de bureautique ?
La domotique de bureau est l’outil qui permet aux données de passer d’une tache à l’autre sans intervention humaine et sans inexactitudes. Ces outils aident les organisations à collecter, gérer et analyser en toute sécurité pour accomplir les tâches et les processus quotidiens. Ils optimisent et automatisent les processus et les procédures commerciales existants.
Pourquoi utiliser la domotique de bureautique ?
À l’ère du numérique, la domotique de bureautique offre toute une série d’avantages aux organisations de toutes tailles. Les domotiques bureautiques puissants réduisent les efforts manuels et permettent de stocker une grande quantité de données dans un espace réduit. Ils permettent non seulement de rationaliser les tâches quotidiennes, mais aussi d’accélérer la recherche d’informations. En outre, ces outils améliorent la visibilité des processus et aident les entreprises à repérer facilement les goulets d’étranglement.
D’autre part, vous pourriez observer la circulation des données par elle-même – c’est ça l’automatisation.
Voici quelques-uns des principaux avantages de l’automatisation des flux de travail de bureau :
- Réduction de l’effort manuel pour accomplir des tâches banales
- Réduire les erreurs manuelles
- Réduire le temps de traitement des articles
- Obtenir des informations sur les mesures de performance des processus
- Accroître la visibilité du processus et identifier les goulets d’étranglement potentiels
- Prendre de bonnes décisions commerciales sur la base de données
La bureautique ajoute de l’efficacité à vos flux de travail, mais vous devez regarder au-delà des e-mails et des formulaires numériques pour l’adopter réellement.
Si vous recherchez une solution bureautique capable de faire passer les flux de travail de votre entreprise à un niveau supérieur, ne vous contentez pas de ce qui ne comporte pas ces cinq éléments essentiels.
Les cinq éléments essentiels des outils de bureautique
1. Concepteur de flux de travail facile
La création de flux de travail était autrefois le domaine des codeurs de domotique de base. Ainsi, au fur et à mesure de l’évolution des logiciels de flux de travail, on a supposé que les personnes qui les utilisaient seraient également des programmeurs.
Cependant, la domotique bureautique moderne doit commencer en pensant à l’utilisateur professionnel et non au codeur.
Lorsque vous vous asseyez pour tester un outil bureautique, commencez par créer vos propres flux de travail. Est-ce que c’est facile ? Pouvez-vous créer intuitivement la séquence de tâches nécessaires pour terminer un processus ? Si vous n’arrivez pas à la comprendre dans les cinq premières minutes, vous devez passer à l’option suivante.
Un logiciel ne doit pas déterminer la manière dont votre entreprise doit organiser ses activités. Il doit plutôt aider vos équipes à renforcer les processus existants.
2. Compatibilité avec les téléphones portables
Votre bureau est mobile, et tous vos outils devraient l’être aussi. Que vous ayez des travailleurs à distance ou que vous vouliez simplement vous enregistrer en attendant un vol, l’outil bureautique que vous choisissez devrait fonctionner aussi bien sur le téléphone d’une personne en voyage en Chine que sur un PC au bureau principal.
Votre campagne de marketing ne peut pas être retardée d’un jour simplement parce que vous devez attendre le retour de Greg de ses vacances à Machu Picchu.
Vous devriez pouvoir exécuter vos processus de base à partir d’un nuage sécurisé et ne jamais avoir à vous soucier de l’endroit où se trouvent vos données ni de qui les protège. Si vous utilisez un outil de bureautique comme Kissflow, Greg peut alors revoir le plan marketing sur son portable depuis le hall de son hôtel au Pérou et donner son avis avant de se rendre aux ventes avec les lamas.
3. Intégration avec d’autres logiciels
Les logiciels de bureautique ne sont pas la seule chose que vous utilisez. Vous avez votre base de données interne, un CRM, un outil d’automatisation du marketing et votre logiciel financier, et ce n’est qu’un début. Lorsque vous dépendez d’autant de domotiques, vous avez besoin d’un outil qui ne se contente pas de rester à l’écart.
De tous les logiciels qui existent, la bureautique devrait être le plus facile à intégrer avec vos autres outils. Si ce n’est pas le cas, vous êtes obligé de faire circuler les données de la domotique à l’autre.
Lorsque vous faites une évaluation, voyez quel type de pré-intégrations le logiciel de bureautique offre, ou s’il profite de la connexion à un outil comme Zapier pour ouvrir l’accès à des milliers d’autres outils en nuage.
4. Rapports et analyses
Comment savoir si votre bureautique donne des résultats ? Vous ne pouvez pas simplement évaluer les performances des processus en fonction du degré de satisfaction de votre équipe. Les données sont le décideur ultime, et il est important pour votre entreprise de comparer l’historique d’un processus, sa vitesse, la qualité du résultat, etc.
L’adoption d’un autre logiciel pour mesurer les données de votre flux de travail prend du temps et est inutile. Pourquoi ne pas disposer d’un logiciel unique doté de fonctions de rapport et d’analyse ? Les meilleurs produits de bureautique sont désormais équipés de cette fonctionnalité dans le cadre de leur offre fondamentale.
5. Options de contrôle d’accès
Tout comme vous limitez l’accès à vos bureaux, vous devez également disposer de privilèges d’accès à tous vos flux de travail.
Un bon système d’automatisation des flux de travail comprend cette exigence délicate et le contrôle d’accès fait partie intégrante de ses caractéristiques. Ne négligez pas cette possibilité lorsque vous envisagez d’utiliser un logiciel de bureautique pour votre entreprise.